¿Necesito un Asistente Virtual? ¿O un oficinista? - Image 1Quizás en este momento estés por iniciar un nuevo emprendimiento autónomo, una empresa online, una página de ventas o de comercio electrónico.

Sea cual sea tu caso, has encontrado el artículo adecuado para saber cómo contratar a una persona que puede darte muchas ventajas para comenzar tu negocio o proyecto, siempre y cuando sepas elegir al mejor Asistente Virtual.

Primero, debes de tener en cuenta lo siguiente: ¿Qué tareas son más importantes para mi empresa? o ¿a qué se dedicará mi empresa?

Teniendo estos puntos en claro, ya sabrás a quién quieres contratar, o a quién necesitas para tu proyecto. Por ejemplo: si en tu proyecto necesitas a una persona que maneje tu agenda de citas y negocios, reuniones o tareas, necesitarás a un Asistente Virtual que se encargue de ello. Asegúrate siempre de elegir a una persona con un perfil Multifuncional. Alguien que se adapte a cualquier tipo de tarea que le puedas asignar en el día a día de tu empresa. Recuerda que hoy puedes necesitar a alguien que tenga el control de tu agenda, pero mañana puedes requerir que alguien lleve el control de pedidos de tu empresa, el control de ventas online, o la Atención al Cliente en tu plataforma web y de ventas. Así que procura siempre elegir a una persona que tenga todas estas capacidades y conocimientos para ello. Ya que, si al caso vamos, un buen Asistente Virtual debería de contar con los conocimientos para adaptarse a la mayoría de tareas que le asignes, siempre y cuando no se salgan de los parámetros de Tareas asistenciales y, o de oficina a nivel Freelancing que abarca también tareas a cierto nivel informático.

Estos son algunos de los errores más comunes a la hora de buscar personal para las tareas de nuestro proyecto.

El título y la descripción de tu proyecto.

Es muy común que en vez de buscar a una sola persona que pueda satisfacer las necesidades de tu proyecto, te distorsiones un poco y busques a más de un Freelancer para hacer una tarea que tan solo un asistente virtual puede cumplir sin problema alguno. He visto a empleadores que crean un proyecto donde buscan a alguien que pueda trabajar de recepcionista de su empresa para recibir los pedidos de ciertos clientes. Y por otro lado, están creando un nuevo proyecto donde buscan a un Freelancer que realice llamadas a sus clientes para ofrecer sus productos, patrocinarlos, y lograr venderlos. ¿Acaso el primer empleado no puede hacer las dos tareas sin problema alguno? ¿Preferirías pagar a dos empleados para tareas tan sencillas? Apuesto que más de uno, por falta de asesoramiento, sí lo haría. Personalmente he tenido que trabajar para empleadores que cometen estos errores, y lamentablemente a su negocio no le ha ido tan bien como esperaban, pues sin darse cuenta se dejan llevar por la euforia de su nuevo emprendimiento y terminan generando ellos mismos un déficit monetario por contratar personal innecesario o en número excesivo.

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Entonces, ¿qué tipo de Asistente Virtual necesito?

Para que cualquier empresa sea exitosa, se debe empezar siendo lo más ahorrativo posible. Y para ello debes organizarte y contratar a una sola persona que pueda hacer el trabajo de dos o hasta tres oficinistas.

Para empezar: 

  • Contrata a alguien que preferiblemente tenga experiencia como asistente personal, secretaria u oficinista.

  • Realiza una prueba de dos a tres días a los posibles empleados y asígnales la mayor cantidad de tareas posibles para presionarlos un poco, así sabrás qué rendimiento pueden tener bajo presión y con tareas mixtas.

  • Asegúrate de que tu Asistente sea una persona muy proactiva, educada y responsable.

  • Un buen asistente leerá en detalle las condiciones y exigencias de tu proyecto antes de pujar por el empleo. Mira su oferta y si tiene coherencia y consideras que ha leído los detalles de tus exigencias y además ha redactado una buena propuesta, tómalo en cuenta, quizás llegue a ser un empleado rentable.

  • Para encontrar a alguien que pueda cumplir con diversas tareas, sé más específico en los detalles de tu proyecto. Puedes, por ejemplo, explicar minuciosamente si necesitas a alguien con habilidades en redacción de contenidos, entrada de datos, soporte administrativo, recepción de llamadas para atención al cliente, gestión de agenda, marketing digital, asignación de pedidos, etc. Y si te preguntas si alguien sería capaz de realizar todas esas tareas en el mismo puesto de trabajo, pues la respuesta es sí, y más adelante te contaré cómo he vivido esto en uno de mis empleos como Asistente virtual donde lo que no sabía, lo tenía que aprender en un plazo indicado por el empleador.

Te contaré una de mis experiencias como Asistente Virtual para una de las empresas más exigentes en las que pude trabajar.

Glovo: Tuve la oportunidad de trabajar para glovoapp.com, una gran empresa de encomiendas con sede en España, y que cada día crece más. Te cuento que el proyecto para el que postule tenía como título. "solicitamos asistente virtual en cualquier parte del mundo".

En sus detalles especificaba que el Freelancer debía hablar inglés y español de manera fluida, debía ser una persona proactiva, de buena educación para comunicarse por llamadas, de buena redacción, rápido aprendizaje, tenía que saber trabajar bajo presión por parte de los clientes y de su directiva. Esas son algunas de las exigencias que puedo recordar sobre la publicación del proyecto. Postulé haciéndoles ver que había leído los detalles de su proyecto y me interesaba mucho el empleo. Finalmente me contactaron para pedirme mi CV y se los envíe de inmediato. Transcurridos tan solo dos días, me volvieron a escribir diciéndome que me pondrían a prueba durante 20 días para que aprenda a manejar su plataforma web de servicios.

La plataforma era una de las más complejas con la que he trabajado hasta ahora. En mi turno de trabajo tenía que recibir los pedidos y asignarlos a los transportistas de la empresa, al mismo tiempo tenía que llamar al cliente lo más pronto si resultaba que no podía hacerle llegar el pedido por cualquier razón o problema. Tenía que llamar al local donde el cliente exigía que quería hacer su pedido, tenía que ir anotando cada movimiento de entrada, salida o entrega de pedidos, llamar al local, llamar al cliente, llamar al transporte, hacer seguimientos, redactar novedades diarias, investigar puntos comerciales. Eran un sinfín de tareas para una sola persona y éramos un grupo de nueve operadores, cada uno haciendo la misma cantidad de tareas que les he mencionado. Éramos nueve personas atendiendo a casi toda España, recibiendo cientos de pedidos cada hora y hasta miles de pedidos diarios. Está demás decirles que fue uno de los empleos más agotadores que he tenido. Tuve que dejarlo por motivos de viaje y emprendimientos autónomos, pero si tuviera la oportunidad, volvería con ellos.

En la actualidad, Glovo es una de las empresas de encomiendas más exitosas y conocidas a nivel de toda España. 

Con esta anécdota, espero que hayas comprendido lo importante que es saber seleccionar a tu personal, y más aún si lo que buscas es un Asistente Virtual. Glovo contrató a pocos asistentes quienes se encargaban de un gran número de tareas complejas, pero todos ellos eran muy responsables y capacitados. Gracias a estos Asistentes Virtuales no generaron ninguna pérdida en sus inicios y la empresa logró cosechar éxitos y popularidad.

Espero que mi artículo te haya enseñado lo importante que es saber elegir a empleados que se desempeñen como Asistentes Virtuales u Oficinistas.

 

 

 

Gönderildi 1 Mart, 2017

Ingeniero Perez

Asistente Virtual, periodista y profesional!

Un hombre sin estudios, es un ser incompleto! Me siento capacitado para trabajar en todas las habilidades mencionadas porque tengo un alto desempeño en las mismas. tengo casi las 24 horas del día libre para trabajar en mi computadora. me siento capacitado para cualquier trabajo. Tengo experiencia como: - Asistente virtual - Manejo de archivos y documentos - Entrada de datos - Planificador de ev...

Sonraki Makale

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